Por el presente se informan las condiciones de recibo y aceptación de las facturas electrónicas y documentos de cobro.

1. Enviar al correo electrónico autorizado: El único correo electrónico autorizado para la recepción de facturas electrónicas y documentos de cobro es:

recepcionfacturas@altosdelaabadia.com

2. Facturar a nombre de la razón social correspondiente al proyecto: Las facturas electrónicas, cuentas de cobro o vales de mano de obra deberán ser expedidos a nombre de la razón social asociada a cada proyecto (El nombre de cada proyecto y su correspondiente razón social es indicado en el encabezado de la orden de compra y/o contrato para su consulta):

RAZÓN SOCIAL: CONSTRUCTORA ALTOS DE LA ABADÍA SAS

NIT: 900.397.244-9

RAZÓN SOCIAL: CONSTRUCTORA AGATA SAS

NIT: 900.430.960-5

RAZÓN SOCIAL: CONSTRUCTORA ALTOS DEL BOSQUE SAS

NIT: 901.244.087-6

3. Garantizar el cumplimiento de los requisitos de ley y requisitos adicionales según el tipo de documento que se indica:

Factura electrónica:

• Las facturas electrónicas deberán adjuntar el documento con el formato XML y requisitos señalados artículo 3 del decreto 2242, y articulo 617 Estatuto Tributario.
• Enviar representación gráfica de la factura al correo autorizado, en formato de fácil y amplio acceso, “garantizando que se pueda leer, copiar, descargar e imprimir de forma gratuita sin tener que acudir a otras fuentes para proveerse de las aplicaciones necesarias para ello (artículo 3 parágrafo 1 decreto 2242 de 2015)”.
• Indicar en el cuerpo de la factura:
  • De Orden de compra o No. De contrato asociado.
  • Nombre del proyecto u obra en el cual se realizó la entrega.
  • Número de remisión de entrega (cuando la entrega se realice con remisión).
  • Cantidades exactas entregadas. La factura deberá emitirse en un plazo máximo de 5 días siguientes a la entrega del pedido y corresponder a las cantidades recibidas a satisfacción en obra.
  • Fecha de vencimiento de la factura (La fecha de vencimiento deberá corresponder al plazo de pago otorgado).

Notas importantes:

Por políticas internas se solicita a los proveedores no despachar material sin previa orden de compra en la que coincidan descripción del insumo, unidad de media y valor; este documento refleja el acuerdo comercial entre nuestros proveedores y la constructora. En caso que la factura sea radicada sin indicar el No. de orden de compra o No. De contrato, la factura será inmediatamente rechazada.

Plazo para el envío de facturas: Se recomienda a los proveedores y contratistas realizar el envío de sus facturas dentro de los 25 días primeros días de cada mes.

Cuentas de cobro:

Las cuentas de cobro deberán ser enviadas en formato PDF indicando de manera obligatoria la siguiente información:

• Indicar en el cuerpo de del documento el Nombre del proyecto u obra.
• Porcentaje de anticipo a pagar (cuando aplique).
• Valor del anticipo a pagar (indicado valor en número y valor en letras).
• De contrato u Orden de compra aplicable al anticipo.

Facturas de contratistas por concepto de mano de obra (Vales):

Las facturas de contratistas (vales) deberán garantizar el cumplimiento de los siguientes requisitos:

• Indicar en el cuerpo de la factura el Nombre del proyecto u obra.
• Adjuntar el vale de mano de obra generada por el ERP SINCO SOFT con sello de obra. El valor del acta obligatoriamente deberá corresponder al valor de la factura.
• Garantizar el envío del documento de cobro los miércoles antes de las 4:00pm al correo electrónico autorizado.

Señor proveedor y/o contratista, como aliado de nuestra compañía le solicitamos cumplir con los términos y requisitos de ley así como las políticas y procedimientos internos de la compañía. Las facturas que no cumplan con la totalidad de los requisitos indicados serán rechazadas dentro de los plazos establecidos por la ley.